Règlement Intérieur de l’Association Voyages et Loisirs culturels (V.L.C.)

Ce règlement intérieur complète et précise les statuts de l’Association Voyages et Loisirs culturels (VLC). Il s’applique obligatoirement à l'ensemble des membres ainsi qu'à chaque nouvel adhérent. Il est disponible au siège de l’Association et accessible sur le site internet de l’Association.
Le présent règlement précise le fonctionnement interne et externe de l’Association. Il concerne notamment :

Titre 1 : Adhésion à l’Association
Titre 2 : Institutions de l’Association
Titre 3 : Attributions des organes dirigeants
Titre 4 : Organisation des activités
Titre 5 : Médiation
Titre 5 : Règlement financier
Titre 6 : Dispositions diverses

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Titre 1 : Adhésion à l’Association

Article 1 : Admission de membres nouveaux

L'Association peut à tout moment accueillir de nouveaux membres. Ceux-ci devront respecter les conditions et la procédure d'admission suivante :
• Prendre connaissance des statuts de l’Association, du Règlement Intérieur et des documents éventuels régissant le fonctionnement dans les sections (notamment les Chartes) et s’engager à s’y conformer,
• Remplir le bulletin d’adhésion prévu à cet effet et s’acquitter du montant de la cotisation annuelle.

Article 2 : Refus d’admission - Exclusion

Le bureau de l’Association se réserve le droit de refuser la demande d’adhésion (nouvelle ou de renouvellement), après avoir communiqué par écrit ou par oral à l’intéressé et motivé sa décision. La décision définitive appartenant au Conseil d’Administration sera inscrite dans le CR du Conseil d’Administration.

De la même façon, le bureau de L’association se réserve le droit d’exclure un membre à tout moment, après avoir communiqué par écrit ou par oral avec ce dernier. La décision définitive appartiendra au conseil d’administration et sera inscrite dans le CR du Conseil d’Administration.

Article 3 : Catégories de membres

Parmi ses membres, l'Association distingue les catégories suivantes :
• Membres d'honneur,
• Membres actifs.

- Les membres d’honneur sont proposés par le Conseil d’Administration et agréés par l’Assemblée Générale suivante pour services rendus à l’Association. Ils sont dispensés de cotisation annuelle sauf s'ils en décident autrement.

- Les membres actifs sont ceux qui, chaque année, participent aux activités de l’Association, s’acquittent de leur cotisation et s’engagent à respecter les statuts et le règlement intérieur de l’Association.

Article 4 – Cotisation

Les membres d'honneur ne paient pas de cotisation, sauf s'ils en décident autrement.
Les membres actifs doivent s'acquitter d'une cotisation annuelle.
Le montant est fixé chaque année par l’Assemblée Générale sur proposition du Conseil d’Administration pour les personnes seules et les couples. Deux personnes habitant sous le même toit sont acceptées en tant que couple.
La cotisation couvre la période allant du 1ier Octobre au 30 septembre de l’année suivante. Elle peut être versée à partir du 1er juin et compte pour l’exercice suivant.
Toute cotisation versée à l'Association est définitivement acquise. Aucun remboursement ne peut être exigé quelles qu’en soient les raisons.

Article 5 : Protection de la vie privée des adhérents – Fichier

Les adhérents sont informés que l’Association met en œuvre un traitement informatisé des informations nominatives les concernant.
Ce fichier est à l’usage exclusif de l’Association et n’est communicable dans son intégralité qu’aux membres du bureau.
Conformément aux dispositions de la loi du 6 janvier 1978, tout d’adhérent à l’Association pourra exercer son droit d’accès et de rectification en faisant la demande au siège de celle-ci.

Article 6 : Obligations des adhérents

L’adhésion à l’Association, à quelque titre que ce soit, entraîne pleine et entière acceptation des statuts et du présent règlement intérieur.

Le renouvellement de l’adhésion doit être concrétisé avant le 1er décembre de l’année en cours. L’association ne délivre pas de carte d’adhérent, le paiement de la cotisation inscrite au fichier COTISATION fait foi. Passé cette date, la demande d’adhésion peut être mise en liste d’attente ou refusée pour l’année par le Conseil d’Administration.
Pour les activités sportives, elle entraîne l’obligation d’une affiliation à la fédération nationale correspondante ou à la souscription d’une assurance spécifique de groupe choisie par l’Association.

Dans les différentes activités, les membres s’engagent à respecter les règles de courtoisie, de bienséance et d’amitiés qui sont les valeurs de l’Association. Ils devront notamment respecter les consignes ou directives émises (oralement ou par écrit) par les animateurs de la Section.

Article 7 : Démission

Conformément à l'article 6 des statuts, le membre démissionnaire devra adresser sous lettre simple sa démission au Président. Le membre démissionnaire ne peut prétendre à un quelconque remboursement au prorata sur le montant versé de sa cotisation.

Titre 2 : Institutions de l’Association

Article 8 - Assemblée Générale ordinaire

1) Convocation
Conformément à l'article 10 des statuts de l'Association, l'Assemblée Générale ordinaire se réunit une fois par an sur convocation du Conseil d’Administration ou à la demande de la moitié des membres actifs plus un. Seuls les membres à jour de leur cotisation à la date de l'Assemblée Générale sont autorisés à participer à l’Assemblée.
Les membres sont convoqués selon la procédure suivante : courrier simple ou courriel, signé par le Président ou le Secrétaire de l’Association, joint ou inclus dans le bulletin d’information mensuel de VLC (Trait d’Union) le mois précédant l’Assemblée et par voie d’affichage au siège de l’Association au minimum quinze jours avant la date de celle-ci.

2) Ordre du jour
Le Président assisté du Secrétaire de l’Association rédige l’ordre du jour communiqué aux adhérents à jour de leur cotisation, en même temps que la convocation. Celui-ci fera l’objet d’une approbation en début de séance et y seront inscrits notamment les points suivants : l’approbation du Procès-Verbal de la dernière Assemblée Générale, le rapport moral et financier de l’Association, l’approbation des comptes de l’année écoulée et le renouvellement du Conseil d’Administration. Seules les questions inscrites à l’ordre du jour peuvent être valablement évoquées en assemblée.

3) Quorum et vote
Le quorum nécessaire pour que l’Assemblée Générale puisse valablement se tenir est fixé au quart des membres présents ou représentés. Chaque membre présent ne peut être porteur que de six pouvoirs .Le vote des résolutions s'effectue à main levée ou à bulletins secrets si au moins la moitié plus un des membres le demande en début de séance.

4) Décisions

L’Assemblée Générale élit les administrateurs membres du Conseil d’Administration. Elle se prononce notamment sur le rapport moral des dirigeants et les comptes de l’Association.

Si pour une raison majeure les autorités de tutelle dont nous dépendons (état, préfecture, métropole, mairie) sont amenées à prendre des mesure qui nous empêchent de tenir notre Assemblée Générale selon les modalités prévues au titre 2 article 8 de notre règlement intérieur, le bureau, émanation du conseil d'administration, est habilité àse substituer à celle-ci pour valider et entériner le rapport d'activités, le rapport moral ainsi que les comptes de l'association sachant que ces derniers auront été soumis au contrôle de nos vérificateurs aux comptes tel que prévu, au titre 6 article 24 de notre règlement intérieur.

En ces circonstances, le bureau est, par ailleurs, autorisé à prendre toutes les dispositions nécessaires à la continité et à la pérennité de l'association après avis auprès des membres du conseil d'administration. Ce règlement est destiné à préciser divers notamment ceux qui ont trait à l'administration interne de l'association.

Article 9 : Assemblée générale extraordinaire

1) Convocation
Les membres à jour de leur cotisation seront convoqués selon la procédure identique à celle d’une Assemblée Générale ordinaire.

2) Décisions
Conformément à l'article 11 des statuts de l'Association, une Assemblée Générale Extraordinaire doit être convoquée en cas de modification des statuts, situation financière difficile et toute circonstance exceptionnelle liée au fonctionnement, ou à la demande écrite d'au moins la moitié plus un des membres actifs.

3) Quorum et vote
Le quorum nécessaire pour que l’Assemblée Générale Extraordinaire puisse valablement se tenir est fixé au tiers des membres présents ou représentés. Le vote des résolutions s'effectue à main levée ou à bulletins secrets si au moins la moitié plus un des membres le demande en début de séance.

Titre 3 : Attributions des organes dirigeants

Article 10 : Le Conseil d’Administration

1) Désignation - Composition
Il est composé au maximum de 16 membres élus par l’Assemblée Générale en son sein. Les candidats doivent déclarer formellement leur volonté auprès du Conseil d’Administration quarante-cinq jours minimum avant la tenue de celle-ci.
Un appel de candidature est mentionné dans les différents bulletins d’informations de l’Association (Trait d’Union).
Le mandat des Administrateurs est d’une durée de quatre ans, renouvelable. En cas de vacance d’un poste d’Administrateur en cours de mandat, il est pourvu provisoirement par le Conseil d’Administration à la nomination d’un Administrateur au siège devenu vacant pour la durée restante du mandat, sous réserve de ratification par la prochaine Assemblée Générale.

2) Attributions
Le Conseil désigne les membres du bureau. Le Conseil administre et gère l’Association; il dispose à cet effet de tous les pouvoirs, dans le respect de l’objet associatif et des décisions de l’assemblée générale des adhérents.
Le Conseil d’Administration arrête les attributions particulières de chaque Administrateur et des Responsables de section et établit le schéma d’attribution, affiché au siège de l’Association.

3) Réunion
Le Conseil d’Administration se réunit une fois, au moins, tous les 2 mois, sur convocation du Président ou sur demande du quart de ses membres.

4) Décisions et votes
Les décisions sont prises à la majorité des voix. En cas de partage, la voix du Président est prépondérante.
Le vote du Conseil d’Administration ne sera ratifié que si le nombre des Administrateurs présents ou représentés est au moins égal aux trois quarts des Administrateurs élus.
A défaut de ce quorum, une nouvelle séance aura lieu dans les 15 jours qui suivent sur convocation du Président, par lettre recommandée avec accusé de réception et la décision sera prise à la majorité relative.

Article 11 - Le Bureau

1) Composition – Désignation
Il est composé de six Membres dont :
• un président,
• un vice-président
• un trésorier et un trésorier adjoint,
• un secrétaire et un secrétaire adjoint.

Les membres du bureau sont élus au sein du conseil d’administration, à la majorité simple. En cas de candidatures multiples pour l’une des fonctions, il est procédé à un vote à main levée ou à bulletins secrets si la moitié des membres du Conseil d’administration, en fait la demande en début de séance.

2) Décisions
Le Bureau aide le Président dans ses diverses fonctions. Il prépare les projets après consultation des responsables des secteurs d’activités intéressés et, au besoin, avec l’aide d’une commission.
Il organise et oriente avec le Président les diverses activités de l’Association, et veille à en assurer le bon fonctionnement.
Il supervise la rédaction de tous documents d’informations internes ou externes de l’Association et en particulier le Trait d’Union. Il se réunit autant que de besoin, selon les exigences de la vie de l’Association

Article 12 : Fonctions

1) LE PRESIDENT

- Est élu par ses pairs pour un mandat d’un an renouvelable dans la limite maximum de quatre années successives. A l’issue de cette ou ces années de présidence il ne peut se maintenir au Conseil d’Administration, même si son mandat est en cours,
- Représente l'Association pour toutes ses activités,
- Préside les Assemblées, les Conseils d'Administration, il peut les convoquer en séance extraordinaire pour toutes les questions lui paraissant d’importance pour l’Association,
- Représente l'Association en justice et peut former pouvoir devant toute juridiction,
- Assiste aux séances du CA et assure l'exécution des délibérations du Conseil d’Administration devenues exécutoires,
- Est ordonnateur; à ce titre, vise et ordonne toutes les dépenses relatives au fonctionnement des activités des diverses sections. Cette mesure de contrôle s'applique aux grosses dépenses d'acquisition de matériel ou au paiement de services,
- Prescrit le recouvrement des recettes par le Trésorier,
- Peut refuser son visa pour tout engagement de dépenses lui paraissant de nature à entraî-ner un déséquilibre financier pour l'Association, car dans ce cas sa responsabilité étant engagée, il en supporterait les conséquences,
- Est chargé de rédiger et d'examiner tous les contrats avant leur présentation au Conseil d’Administration pour y être adoptés ou rejetés,
- Est habilité avec l'accord du CA à signer tout contrat ou convention avec des Adminis-trations, d'autres Associations ou particuliers,
- Peut à tout moment exiger la production de documents susceptibles de justifier une opération comptable auprès des responsables de section.

2) LE VICE-PRESIDENT

- Seconde et assiste le Président en toutes circonstances,
- Remplace le Président et sa voix dans les séances du CA, où celui-ci est absent,
- Rend compte auprès du Président de toutes les décisions prises en CA, en cas d’absence du Président.

3) LE SECRETAIRE

- Assure, en liaison avec le Président, l'exécution des décisions prises en Conseil d'Adminis-tration,
- Prépare en liaison avec le Président l'ordre du jour des séances du Conseil d’Adminis-tration et en convoque les membres,
- Peut avoir pouvoir de signature par délégation du Président en ce qui concerne la corres-pondance des affaires courantes,
- Convoque en liaison avec le Président les Assemblées Générales,
- Rédige en liaison avec le Président les procès-verbaux des Assemblées Générales et des Conseils d’Administration et tient les registres réglementaires, à l’exception du registre des salariés tenu par le Trésorier,
- Organise le classement et l’archivage des correspondances et dossiers de l’Association,
- Vérifie la durée de conservation des documents et purge le cas échéant les archives.

4) LE SECRETAIRE ADJOINT

- Seconde et assiste le secrétaire en toutes circonstances
- Remplace le secrétaire dans ses fonctions en cas d’empêchement de celui-ci.

5) LE TRESORIER

- Tient la comptabilité de l'Association sous sa responsabilité et celle du Président,
- Assure le paiement des dépenses décidées par le CA,
- Recouvre les recettes de l'Association. Tous les règlements doivent être enregistrés par lui (cotisations, subventions, dons et legs),
- Tient le livre comptable et le communique sur leur demande au Président, au Secrétaire et aux membres du bureau et à toutes personnes habilitées qui en ont fait la demande,
- Présente les pièces comptables aux personnes désignées, chargées de la vérification de la régularité des comptes,
- Consolide le budget prévisionnel préparé par les responsables d’activités et le soumet au Conseil d’Administration,
- Assure la conservation des pièces justificatives et documents de la comptabilité pour la durée légale de 10 ans.

6) LE TRESORIER ADJOINT

- Seconde et assiste le Trésorier en toutes circonstances,
- Remplace le Trésorier dans ses fonctions en cas d'empêchement de celui-ci.

7) LES AUTRES MEMBRES du Conseil d’Administration

Chaque année, lors du premier Conseil d’Administration suivant l’Assemblée Générale, un schéma d’attributions particulières aux autres membres du Conseil d’Administration est établi.

Titre 4 : Organisation des activités

Article 13 : Organisation

Pour chaque activité, un responsable bénévole est désigné par le Conseil d’Administration. Celui-ci a la charge du bon déroulement de l’activité. Il peut s’entourer autant que de besoin d’animateurs compétents pour l’aider dans sa tâche. Ces derniers sont proposés au Conseil d’Administration pour validation.

Il assure la liaison avec l’Administrateur désigné par le Conseil d’Administration pour le suivi de cette activité.

Article 14 : Déroulement et pratique des activités

Les activités se déroulent conformément à la Charte spécifique des sections. Cette Charte s’impose aux usagers de l’activité, à ses bénévoles et dirigeants. Elle est prise et modifiée dans les mêmes conditions que le Règlement Intérieur de l’Association. Cette charte est validée par le Conseil d’Administration.

La pratique des activités est placée sous la responsabilité des bénévoles et animateurs désignés par l’Association. Ils ont autorité pour décider de la bonne marche de l’activité et peuvent l’arrêter s’ils estiment que les conditions de sécurité ne sont pas réunies ou si des circonstances exceptionnelles l’exigent. Ils peuvent exclure de certaines activités tout usager ne respectant pas les règles de bonne conduite ou ne produisant pas les certificats médicaux d’aptitude à leur pratique. Ils peuvent proposer au Conseil d’Administration l’exclusion de membres perturbant le fonctionnement de l’activité.

Article 15 : Fonctionnement

Chaque responsable présente un plan pluriannuel incluant en outre le développement de son activité, avec les budgets correspondants en fonctionnement et investissement (budget prévisionnel).

Il a également la charge par stages ou sessions de mise à niveau, de la formation technique et pratique des animateurs.

Concernant les voyages / sorties, il est précisé les points suivants :

• pas d’accès aux voyages / sorties si la cotisation annuelle VLC n’est pas réglée,
• le remboursement des sorties n’est plus possible 48h avant la sortie sauf cas exceptionnel,
• les gratuités accordées par les voyagistes à l’Association sont à l’usage des animateurs.

Article 16 : Réunions annuelles

Au moins une fois l’an une réunion entre les responsables des sections et les membres du Conseil d’Administration est organisée sous la responsabilité du Président. Cette réunion a pour but de faire le point des différentes sections et de présenter les projets futurs de leur développement.

De même une fois l’an une réunion regroupant en plus des responsables de section et les membres du Conseil d’Administration, les animateurs de toutes les activités est organisée pour tirer le bilan activité par activité.

Article 17 : Création de nouvelles activités

Le Conseil d’Administration peut décider si le besoin s’en fait sentir de la création d’une nouvelle activité. Cette création sera communiquée aux Assureurs de l’Association.

Titre 5 : Médiation

Article 18 : Instance de médiation

1) Désignation – Composition
Cette instance appelée « Comité de Médiation » est composé des anciens Présidents de l’Association. Pour délibérer valablement au moins 3 anciens Présidents et/ou Vice-Présidents doivent être présents lors de ses réunions.

2) Attributions
Le Comité de Médiation a pour objet d’aider au règlement des conflits et litiges pouvant intervenir entre les adhérents et les différents organes dirigeants de l’Association ou dans le fonctionnement des différentes activités. Cette instance intervient à titre consultatif.

3) Saisine et Réunion
Le Comité de Médiation peut être saisi, soit par les adhérents, soit par les membres du Conseil d’Administration ou les Responsables d’Activités une fois que tous les recours prévus par le présent Règlement Intérieur et les différentes Chartes des activités ont été épuisés. Le Comité de médiation se réunira à la demande et entendra toute les parties.

4) Avis et recommandations
Pour chaque affaire traitée, le Comité de Médiation donnera au Conseil d’Administration un avis motivé. Il pourra également formuler des recommandations pour améliorer le fonctionnement de l’Association.

Titre 6 : Réglementation financière

Article 19 : Modalités d'engagement des dépenses

Outre le Président, le Vice-Président, le Trésorier et le Trésorier adjoint peuvent librement effectuer seuls pour le compte de l’Association toutes les dépenses utiles à la réalisation de l’objet statutaire. Pour le Trésorier et le Trésorier adjoint le montant des engagements ne devra pas excéder le montant fixé par le CA, un document écrit devra attester l’opération.

Article 20 : Instruments de paiement

La confidentialité des codes pour les virements bancaires par Internet et pour les paiements par carte de crédit bancaire devra être assurée.

Article 21 : Délégation de signature

Délégation de signature est donnée au Président, au Vice-Président et aux Trésoriers par le Conseil d’Administration.

Article 22 : Modalités de remboursement des frais

Les frais justifiés par l'activité réelle des animateurs bénévoles, dûment missionnés par l'Association sont remboursés sur présentation des pièces justificatives.

Tous les frais doivent faire l'objet d'un enregistrement permettant d'identifier clairement le bénévole, sa mission et la nature des frais engagés.

Article 23 : Comptabilité des événements

Tous les événements conduits par l’Association tels que, loto, repas, voyages etc. sont organisés sous formes spécifiques. Il est tenu pour chacun une comptabilité normalisée.

Article 24 : Contrôle des comptes

Deux personnes volontaires et n’appartenant pas au Conseil d’Administration, mais acceptées par celui-ci seront chargées de vérifier la comptabilité annuelle de l’Association.

Elles établiront et présenteront lors de l’Assemblée générale Ordinaire un rapport sur leurs opérations de vérifications de la régularité des comptes de l’Association et non sur l’opportunité des dépenses qui sont du ressort des instances dirigeantes de l’Association, avant le vote sur le quitus.

 Titre 7 : Dispositions diverses

Article 25 : Locaux mis à la disposition de l’Association

Les locaux dans lesquels est situé le siège de l’Association sont mis par convention, à la disposition des membres de l’Association par la ville de Six Fours les plages. Ils sont situés au deuxième étage de l’Immeuble communal de la Mascotte, 91, Impasse des Lilas.

D’autres locaux sont également mis à la disposition des membres de l’Association par convention, pour certaines activités.

Article 26 : Modification et affichage du règlement intérieur

Le règlement intérieur de l’Association VLC est établi par le conseil d’administration, conformément à l'article 12 des statuts.

Il peut être modifié à tout moment par le conseil d’administration.

Après approbation, il est affiché au siège et sur le site Internet de l’Association.

A.SIX-FOURS le 22 septembre 2017

Approuvé par le Conseil d’Administration sous la présidence de Jacques POULIQUEN